Heute noch starten – kein Aufschub mehr
Du weißt schon eine Weile dass du Prozesse automatisieren solltest. Aber irgendwie kommt immer etwas dazwischen. Heute nicht. Diese Anleitung führt dich in unter zwei Stunden zu deiner ersten funktionierenden Automation.
Schritt 1: Den richtigen ersten Use Case finden (15 Minuten)
Das perfekte Automation-Kandidaten-Profil
Dein erster Workflow sollte sein: Repetitiv (passiert mindestens einmal pro Woche), regelbasiert (immer die gleichen Schritte), messbar (du kannst vorher und nachher die Zeit messen), risikoarm (wenn es nicht klappt ist das kein Katastrophe).
Beispiele die ideal geeignet sind
- Neue E-Mail-Benachrichtigung wenn ein Formular ausgefüllt wird
- Automatischer Slack-Post wenn eine neue Zeile in Google Sheets hinzugefügt wird
- Backup wichtiger Dateien auf Google Drive jeden Freitagabend
- Wöchentlicher Report der aus vorhandenen Daten automatisch erstellt wird
Schritt 2: Tool auswählen und Account anlegen (10 Minuten)
Für absolute Einsteiger: Zapier
Gehe auf zapier.com → "Sign up free" → E-Mail-Adresse eingeben. Der Free Plan reicht für erste Versuche komplett aus. Du brauchst keine Kreditkarte.
Für etwas mehr Leistung: Make.com
make.com → "Get started free" → Account anlegen. 1.000 Operationen/Monat kostenlos – mehr als genug zum Lernen.
Schritt 3: Die beteiligten Apps verbinden (15 Minuten)
Apps autorisieren
In Zapier: "Create Zap" → Trigger-App auswählen → "Connect Account" klicken → Du wirst zur App weitergeleitet und autorisierst den Zugriff → Zurück in Zapier.
Das Gleiche für die Aktion-App. Das dauert für jede App etwa 2-3 Minuten.
Schritt 4: Workflow konfigurieren und testen (30 Minuten)
Trigger konfigurieren
Wähle das Ereignis das den Workflow starten soll. Beispiel: "New form submission" in Typeform. Klicke auf "Test trigger" – Zapier prüft ob alles funktioniert.
Aktion konfigurieren
Wähle was passieren soll. Beispiel: "Send email" via Gmail. Mappe die Felder: Wer soll die E-Mail bekommen? Was ist der Betreff? Was steht im Body? (Hier kannst du Daten aus dem Trigger-Event einbauen.)
Testen
Klicke auf "Test action" – Zapier führt den Workflow einmal aus. Prüfe ob alles wie erwartet funktioniert hat.
Schritt 5: Live schalten und beobachten (5 Minuten)
Wenn der Test erfolgreich war: Schalte den Zap ein ("Turn on"). Beobachte in den ersten Tagen ob alles zuverlässig läuft. In Zapier siehst du in "Task History" alle Ausführungen und eventuelle Fehler.
Was jetzt?
Herzlichen Glückwunsch – du hast deinen ersten Workflow. Jetzt beobachte eine Woche lang wie er läuft, notiere Verbesserungen und denke darüber nach welcher Prozess als nächstes automatisiert werden sollte.
Du willst schneller Fortschritte machen? Automation-Coaches auf Kigentic beschleunigen deinen Lernweg.